นโยบายพื้นฐานสำหรับธรรมาภิบาลขององค์กร

มินีแบได้นำนโยบายพื้นฐานทางด้านการจัดการ 5 ข้อ ซึ่งประกอบไปด้วย “การเป็นบริษัทที่พนักงานภาคภูมิใจ” “เป็นบริษัทที่ได้รับความไว้วางใจจากลูกค้า” “สามารถตอบสนองความคาดหวังของผู้ถือหุ้น” “เป็นที่ยอมรับของชุมชนท้องถิ่น” และ “เสริมสร้างสังคมโลก” มาปฏิบัติ ภายใต้นโยบายพื้นฐานทางด้านการจัดการนี้ มี วัตถุประสงค์ทางธุรกิจก็เพื่อเป็นการรับผิดชอบต่อสังคม ซึ่งประกอบไปด้วยผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียกับบริษัทหลายภาคส่วนด้วยกันคือ ผู้ถือหุ้น ผู้ร่วมลงทุนทางธุรกิจ ชุมชนท้องถิ่น พนักงาน เพื่อที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจนี้ มินีแบได้ส่งเสริมให้มีการนำธรรมาภิบาลขององค์กรเข้ามาปฏิบัติ เพื่อเป็นกุญแจหลักในการดำเนินการ และเพื่อรักษาความมั่นคงในการจัดการของบริษัท และส่งเสริมด้านธรรมาภิบาลให้เข้มแข็ง บริษัทได้ส่งเสริมให้มีการจัดตั้ง การรักษา และการขยายระบบการตรวจสอบภายในองค์กร

พื้นฐานโครงสร้างองค์กร

เพื่อตอบสนองประโยชน์สูงสุดด้านกลยุทธ์ทางธุรกิจและการปฏิบัติได้ทันท่วงที เราได้เปลี่ยนคณะกรรมการบริหารให้มีทั้งหมด 10 คน เมื่อเดือนมิถุนายน 2546 ในขณะเดียวกันก็นำระบบการบริหารแบบ executive officer มาใช้ เราได้แต่งตั้งผู้ที่มีอำนาจหน้าที่จากคณะกรรมการบริหารมาเป็น Executive Officers และแบ่งบทบาทหน้าที่อย่างชัดเจน
ยิ่งไปกว่านั้น เพื่อให้ได้รับคำแนะนำในทุกด้านของการบริหารจัดการและสร้างจุดแข็งให้กับคณะกรรมการบริหารในการให้คำแนะนำในการบริหารต่อองค์กร เราได้กำหนดให้มีบุคคลภายนอกร่วมอยู่ในคณะกรรมการบริหาร 10 คนนี้ด้วย
นอกจากนี้ในส่วนที่เกี่ยวกับคณะกรรมการตรวจสอบ เพื่อที่จะสร้างความเข้มแข็งและยกระดับระบบการตรวจสอบ เราได้เปลี่ยนคณะกรรมการเหลือแค่ 5 คน( ซึ่งในนี้รวมผู้ตรวจสอบจากภายนอก 3 คน) โดยที่ประชุมผู้ถือหุ้นสามัญประจำปีมีมติให้เพิ่มผู้ตรวจสอบภายนอกอีก 1 คน เมื่อวันที่ 29 มิถุนายน 2549

ส่งเสริมระบบการตรวจสอบภายใน

จากการประชุมคณะกรรมการบริหารมีมติให้สร้างระบบการตรวจสอบภายในเพื่อทำหน้าที่ตรวจสอบการดำเนินการ ในการนำระบบการตรวจสอบภายในมาปฏิบัติ บริษัทจะรักษา และส่งเสริมในเรื่องของระบบการทำงานที่สอดคล้องกับระบบการดำเนินการตามมาตรฐาน ระบบการเก็บรักษาข้อมูล ระบบการจัดการความเสี่ยง ระบบการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบการควบคุมกลุ่มบริษัท ระบบการตรวจสอบ และอื่นๆ

สรุปตัดสินใจทางการจัดการ การตรวจสอบ และงานต่างๆ

1. การตัดสินใจด้านการจัดการ
การตัดสินใจด้านการจัดการของมินีแบทำโดยคณะกรรมการบริหาร 10 ท่าน จะเป็นผู้กำหนดกลยุทธ์ทางธุรกิจที่สำคัญๆ ซึ่งในคณะกรรมการบริหารนี้ได้มีบุคคลภายนอก 2 ท่านรวมอยู่ด้วย ซึ่งเหตุผลก็เพื่อการรับคำแนะนำจากมุมมองของบุคคลภายนอกในด้านการจัดการ และทำให้หน้าที่ของคณะกรรมการบริหารมีจุดแข็งต่อการให้คำแนะนำด้านการจัดการต่อองค์กร

2. แผนปฏิบัติการ
แผนการปฏิบัติของมินีแบเป็นระบบที่สร้างขึ้นมาเพื่อที่จะสนับสนุนการดำเนินการของแต่ละแผนกตามนโยบายบริษัท ซึ่งการปฏิบัติการนั้นได้นำระบบ executive officer เข้ามาใช้

3. การตรวจสอบ
มินีแบได้สร้างระบบให้มีผู้ตรวจสอบองค์กร 5 ท่าน ซึ่ง 3ท่านเป็นบุคคลที่มาจากภายนอกองค์กร นอกจากนี้ยังไม่มีตำแหน่งหรือลำดับการสั่งการสำหรับคณะกรรมการผู้ตรวจสอบ ทั้งนี้เพื่อยกระดับการตรวจสอบของแต่ละคณะกรรมการ

4. สรุปงานของแต่ละหน่วยงาน

นโยบายพื้นฐานสำหรับการควบคุมภายใน

จากข้อข้อบังคับของบริษัทที่มีผลใช้บังคับ เมื่อวันที่ 1 พฤษภาคม 2549 เพื่อที่สร้างความมั่นคงให้กับการบริหารจัดการองค์กร คณะกรรมการบริหารมีมติให้กำหนด “นโยบายพื้นฐานสำหรับการควบคุมภายใน” ระบบการควบคุมภายในบริษัทคือระบบที่จำเป็นเพื่อสร้างความมั่นใจได้ว่าการปฏิบัติหน้าที่ของคณะผู้บริหารสอดคล้องกับหลักกฎหมายและหลักแห่งความเชื่อถือขององค์กร และมั่นใจได้ว่าการดำเนินงานอื่นๆขององค์กรนั้นเหมาะสม

การสร้างระบบการควบคุมภายในเพื่อเป็นหลักการในการจัดการธุรกิจ เราจะสนับสนุนธรรมาภิบาลองค์กรและความรับผิดชอบต่อสังคม รวมทั้งสร้างค่านิยมขององค์กร


โครงสร้างเพื่อเป็นการรับรองว่าคณะกรรมการบริหาร เจ้าหน้าที่บริหาร รวมถึงการปฏิบัติหน้าที่นั้นสอดคล้องต่อกฎหมายและหลักแห่งความเชื่อถือขององค์กร
1. มินีแบได้จัดทำโครงสร้างการจัดการที่สอดคล้องกับหลักการดำเนินการตามมาตรฐาน และจัดตั้งจริยธรรมในองค์กรเพื่อที่จะให้คณะกรรมการบริหาร เจ้าหน้าที่บริหารและการปฏิบัติหน้าที่นั้นเป็นไปตามหลักกฎหมายและหลักแห่งความเชื่อถือขององค์กร รวมทั้งปรัชญาการบริหารขององค์กร
2. ในจริยธรรมของมินีแบได้กำหนดมาตรฐานพิเศษต่างๆที่ต้องปฏิบัติตามสำหรับพนักงาน ทั้งในเรื่องของความปลอดภัย สุขอนามัย การรักษาสภาพแวดล้อม และจริยธรรมการจัดการ เพื่อที่จะยกระดับในเรื่องนี้ Compliance Committee ได้ถูกจัดตั้งขึ้นมาเพื่อควบคุมการทำงานเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดต่างๆ และให้ความรู้แก่เจ้าหน้าที่และพนักงาน และเราจะยกระดับโครงสร้างการทำงานนี้ให้ดียิ่งขึ้นต่อไป
3. Compliance Committee จะรายงานต่อคณะกรรมการบริหาร
4. ระบบปัจจุบันที่มีบุคคลภายนอกรวมอยู่ในคณะกรรมการบริหารนั้นก็จะรักษาระบบนี้ต่อไป เพื่อเป็นการตรวจสอบและถ่วงดุล อีกทั้งยังเป็นการสร้างความมั่นใจว่าคณะกรรมการบริหารนี้สอคล้องต่อหลักกฎหมาย

การจัดการด้านข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติหน้าที่ของคณะกรรมการบริหารและเจ้าหน้าที่บริหาร
1. คณะกรรมการบริหารได้สร้างระเบียบว่าด้วยการควบคุมเอกสารและการเก็บรักษาเอกสาร (รวมถึงสื่ออิเลคทรอนิคส์ต่างๆ)
2. เอกสารควรมีระยะเวลาในการเก็บรักษาและสถานที่เก็บรักษาที่แน่นอน ระยะเวลาการเก็บรักษาและสถานที่เก็บควรเป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการเก็บรักษาเอกสารยกเว้นบางเอกสารที่ต้องเป็นไปตามที่กฎหมายกำหนด เอกสารควรเก็บในลักษณะที่สามารถดูได้ภายใน 2 วัน ในกรณีที่ถูกเรียกตรวจสอบจากคณะกรรมการบริหารหรือผู้ตรวจสอบของบริษัท
3. ในกรณีที่มีการแก้ไขระเบียบว่าด้วยการเก็บเอกสาร การแก่ไขนี้ต้องทำโดยคณะกรรมการบริหาร

ระเบียบว่าด้วยการจัดการความเสี่ยงและแผนงานอื่นๆ (มาตรฐานการจัดการความเสี่ยง)
โครงสร้างการจัดการความเสี่ยงของมินีแบเป็นการจัดทำขึ้นมาจากระเบียบพื้นฐานการจัดการความเสี่ยง หัวหน้าของมาตรฐานการจัดการความเสี่ยงของมินีแบคือประธานบริษัท และคณะกรรมการจัดการความเสี่ยงขึ้นตรงต่อประธานบริษัทโดยตรง
ระเบียบพื้นฐานของการจัดการความเสี่ยง ความเสี่ยงในแต่ละเรื่องจะมีการตรวจสอบติดตามโดยผู้รับผิดชอบแต่ละเรื่องอย่างต่อเนื่อง และเราจะประเมินและจัดประเภทความเสี่ยงล่วงหน้าเพื่อแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว รวมทั้งใช้การสื่อสารที่เหมาะสม และแผนฉุกเฉินในกรณีฉุกเฉินต่างๆ
นอกจากนี้คณะกรรกมการความเสี่ยงจะทบทวนแผนงานต่างๆเป็นประจำ รวมทั้งหาสาเหตุเพื่อจัดการความเสี่ยงและรายงานต่อคณะกรรมการบริหาร

โครงสร้างการปฏิบัติงานโดยคณะกรรมการบริหารและเจ้าหน้าที่บริหารเพื่อให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
1. มินีแบได้เปลี่ยนคณะกรรมการบริหารจาก 25 คนเหลือแค่ 10 คนตั้งแต่เดือนมิถุนายน พ.ศ.2546 เพื่อที่จะทำให้การทำงานรวดเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพในการตัดสินใจ ในขณะเดียวกัน ได้มีการนำระบบ executive officer เข้ามาใช้ โดย executive officer นั้นจะได้รับการแต่งตั้งจากทางคณะกรรมการผู้บริหาร และ มีการแบ่งบทบาทกันอย่างชัดเจนในด้านการจัดการ
2. คณะกรรมการบริหาร executive officer และพนักงานจะร่วมกันวางเป้าหมายขององค์กร ขณะเดียวกันหัวหน้าสำนักงานใหญ่ฝ่ายต่างๆและหัวหน้าหน่วยงานธุรกิจต่างๆจะตัดสินใจในเรื่องเป้าหมายเฉพาะเจาะจงและวิธีการเพื่อบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ ผลลัพธ์นี้จะถูกแปลงเป็นข้อมูลโดยใช้ระบบ IT - driven system และจะมีการทบทวนโดยคณะกรรมการบริหารหลังจากที่มีการวิเคราะห์มาแล้วจากแต่ละสำนักงานใหญ่

โครงสร้างการดำเนินงานของบริษัทและบริษัทในเครือให้เป็นไปด้วยความเหมาะสม (ระบบการจัดการกลุ่มบริษัท)
1. เราจะส่งเสริมระบบการทำงานของบริษัททั้งในประเทศและต่างประเทศให้เกิดความเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ
2. เราได้จัดทำจริยธรรมขององค์กร รวมทั้งส่งเสริมการปฏิบัติตามหลักกฎหมายทั้งเจ้าหน้าที่ และพนักงานของทั้งกลุ่มบริษัท
3. เพื่อที่จะเพิ่มประสิทธิภาพในระบบการตรวจสอบภายในของบริษัท เราจะปรับปรุงโครงสร้างการทำงานผู้ตรวจสอบ
4. ระบบในปัจจุบันจะเป็นการกำหนดเป้าหมายสำหรับแต่ละกลุ่มบริษัท และมีการทบทวนเป็นระยะๆ รวมทั้งติดตามผลลัพธ์ที่ได้
5. ระบบการตรวจสอบภายในองค์กรปัจจุบันที่ตรวจสอบกลุ่มบริษัทจะมีการขยายและปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

โครงสร้างการรองรับตรวจสอบเพื่อเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพโดยผู้ตรวจสอบ(ระบบการตรวจสอบ)

การตรวจสอบภายในโดยการตรวจสอบของผู้ตรวจสอบบริษัทและผู้ตรวจสอบบัญชี

แผนกตรวจสอบภายในบริษัทประกอบไปด้วยสมาชิกทั้งหมด 3 คนด้วยกันและขึ้นตรงต่อประธานบริษัท โดยจะทำหน้าที่ตรวจสอบและรายงานในเรื่องของความไม่เหมาะสมหรือไม่ถูกต้องในเรื่องการทำงาน และการปรับปรุงคุณภาพและประสิทธิภาพในการดำเนินงาน ตามระเบียบข้อบังคับสำหรับการตรวจสอบ คณะกรรมการตรวจสอบมีทั้งหมด 5 คนด้วยกัน ประกอบไปด้วยบุคคลภายนอก 3 คน และ 2 คนจากภายใน ตามนโยบายการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบจะถูกกำหนดโดยคณะกรรมการตรวจสอบ ต้องมีการประชุมร่วมกันกับคณะกรรมการบริหารและประชุมร่วมกันกับส่วนงานสำคัญอื่นๆ นอกจากนี้ผู้ตรวจสอบยังต้องทำงานร่วมกันกับผู้ตรวจสอบภายในแผนก และสำนักงานผู้ตรวจสอบภายในประเทศ บริษัทในเครือ ทั้งในประเทศและต่างประเทศ รวมถึงการตรวจสอบผู้อำนวยการโดยการตรวจสอบการดำเนินการทางธุรกิจและสินทรัพย์ นอกจากนี้คณะกรรมการตรวจสอบต้องประชุมกับบริษัท Ernest & Young Shin Nihon ซึ่งเป็นบริษัทผู้ตรวจสอบภายนอก 4 ครั้งต่อ 1 ปี เพื่อยืนยันระบบการตรวจสอบ แผนงานและการนำไปปฏิบัติ รวมทั้งแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน